POLÍTICA DO CANAL DE DENÚNCIAS

 

   1.        OBJETIVO

Estabelecer as diretrizes e procedimentos de utilização do Canal de Denúncias para registro de suspeita ou evidência da prática de irregularidades relacionadas às atividades desenvolvidas na Instituição, bem como a conduta inadequada conforme definido no Código de Conduta Ética e Integridade do Z.ro Bank.

   2.        APLICABILIDADE

Esta Política é aplicável a todos os colaboradores e/ou prestadores do Z.ro Bank.

   3.        BASE LEGAL

 

●       Lei 13.709/18 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

●       Resolução CMN nº 4.859/2020 - Gestão do canal de denúncias;

   4.        DEFINIÇÕES

●       Não aplicável;

   5.        ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

             5.1.        Gestão da área de Compliance

●       Aprovar esta Política do Canal de Denúncias e suas propostas de atualizações;

●       Fazer cumprir no Z.ro Bank a aplicação dos procedimentos descritos neste documento;

●       Avaliar a efetividade do Canal de Denúncias e sinalizar melhorias a gestão sobre questões relacionadas ao seu funcionamento;

●       Zelar a preservação dos princípios da confidencialidade, sigilo, anonimato, independência, imparcialidade e isenção na atuação do Canal de Denúncias do Z.ro Bank.

●       Fazer cumprir o presente regulamento e manter a Diretoria Executiva e o Comitê de Compliance (se aplicável) informado acerca dos procedimentos adotados;

●       Identificar melhorias para minimizar falhas em processos e controles relacionados ao Canal de Denúncias e informar aos órgãos competentes (se aplicável);

●       Providenciar a capacitação periódica dos colaboradores e prestadores do Z.ro Bank nos canais de denúncia.

●       Promover, divulgar e assegurar o cumprimento dos procedimentos específicos para garantir a confidencialidade, sigilo, anonimato, independência, imparcialidade e isenção, bem como o acesso facilitado ao Canal de Denúncias, qualidade no atendimento e retorno efetivo sobre denúncias.

             5.1.        Controles Internos

●       Realizar revisões periódicas do funcionamento do Canal de Denúncias, com o objetivo de avaliar a eficácia dos procedimentos e controles relacionados e da aderência deles às políticas que dizem respeito ao referido canal.

●       Emitir o relatório semestral do funcionamento do Canal de Denúncias do Z.ro Bank, garantindo a efetividade do canal, bem como, reportar qualquer alteração no processo da Gestão de Compliance.

●       Recomendar melhorias para minimizar falhas em processos e controles relacionados ao Canal de Denúncias;

             5.1.        Comitê de Compliance

●       Analisar as denúncias, elaborar parecer e enviá-lo ao responsável, solicitando plano de ação para resolução do caso, bem como acompanhar a execução das regularizações (se aplicável);

   6.        DIRETRIZES

Em cumprimento às boas práticas de gestão, integridade e ética, bem como às regulações externas aplicáveis, o Z.ro Bank disponibiliza o canal de denúncias que permite realizar e acompanhar denúncias de situações com indícios de irregularidades de qualquer natureza, recebidos por meio dos seus canais oficiais divulgados amplamente dentro da empresa.

As denúncias podem ser realizadas de forma anônima ou identificada, sendo assegurado o tratamento confidencial das informações, envolvendo dados, endereço eletrônico do equipamento de uso, dentre outras, que garantam a proteção da identidade do denunciante, quando informada. Os relatos recebidos serão avaliados quanto à admissibilidade, para o devido tratamento e apuração, quando for o caso, por parte das unidades envolvidas no processo.

             6.1.        Procedimentos de utilização do Canal de Denúncias do Z.ro Bank

O Canal de Denúncias do Z.ro Bank está disponível no site da Instituição, por meio do link: https://www.zrobank.com.br/transparencia, durante 24 horas, 7 dias por semana. Qualquer cidadão, empresa ou instituição poderá registrar sua denúncia, de forma anônima ou identificada, sem prejuízo da confidencialidade do relator. Além disso, há e-mails designado para realização da denúncia, sendo:

●       [email protected]

             6.2.        Abrangência das denúncias

As denúncias podem envolver atos praticados em todos os níveis hierárquicos, unidades organizacionais. Inexistem, portanto, restrições quanto ao teor das denúncias ou entes denunciados. O Z.ro Bank garante a todo denunciante, identificado ou não, a preservação de sua identidade, que a denúncia será tratada internamente e que agirá de forma a suprimir qualquer elemento de identificação que permita a associação, direta ou indireta, do denunciante à denúncia por ele realizada.

             6.3.        Situações relatadas

Poderá ser relatada qualquer situação envolvendo suspeita ou evidência da prática de irregularidades em atividades relacionadas ao Z.ro Bank, tais como:

●       Corrupção;

●       Falhas de processo;

●       Fraudes internas e externas;

●       Descumprimento de princípios éticos e políticas corporativas;

●       Assédio moral e/ou sexual;

●       Improbidade administrativa;

●       Conflito de Interesses;

●       Negócios irregulares;

●       Terrorismo;

●       Dano ao patrimônio público;

●       Racismo;

●       Furto ou roubo;

●       Conduta inadequada, conforme definido no Código de Ética do Z.ro Bank

●       Outras práticas proibidas em atividades da Instituição.

O Canal de Denúncias do Z.ro Bank não deverá ser utilizado para o registro de reclamações relacionadas aos produtos e serviços, devendo, para isso, ser contatado outros canais oferecidos pela instituição, tais como:

Ouvidoria:

●       0800 5910103;

●       E-mail: [email protected];

SAC:

●       (11) 5043-6444;

●       E-mail: [email protected];

             6.4.        Registro da denúncia

Ao acessar o canal, o usuário poderá registrar sua denúncia em formulário online ou via e-mail, de acordo com o item 6.1 desta Política. Vale ressaltar que a efetividade no processo de tratamento e apuração da denúncia está diretamente ligada à riqueza de detalhes e às evidências apresentadas no seu registro. Dessa forma, é de extrema importância que a comunicação da denúncia possua o máximo de detalhamento possível com informações completas e pertinentes e, se possível, documentos, nomes, lugares e outros dados que assegurem o completo registro da situação. Será possível anexar arquivos (documentos, fotos, entre outros) para o bom desenvolvimento das investigações.

Obs.:

●       O Z.ro Bank garante a privacidade e sigilo em toda a análise da investigação.

             6.4.1        Proibição de retaliação

●       Ao usuário da ferramenta é garantido o anonimato, se assim o desejar, sendo facultativa, entretanto a identificação para auxílio futuro em eventuais investigações.

●       Nenhum denunciante de boa-fé sofrerá quaisquer consequências ou sanções, diretas ou indiretas, por exercer seu dever de informar situações irregulares ou ilícitas que detectar.

             6.5.        Acompanhamento da denúncia

●       Caso o solicitante tenha se identificado, o Z.ro Bank irá providenciar a análise, baseado em fatos no qual, ao concluir a análise, irá realizar o reporte. Conforme estabelecido no item 6.4. desta política, é fundamental que o denunciante informe dados precisos para que a investigação seja assertiva e que haja tratativa para a ocorrência.

             6.6.        Plano de ação para a denúncia

As infrações objeto da denúncia serão objeto de análise administrativa, a ser solicitada pelo Comitê de Compliance (se aplicável), no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, contados da data de recebimento do relato.

O prazo para conclusão da análise poderá ser reduzido ou ampliado, de acordo com a complexidade da denúncia e o final da análise, o Comitê de Compliance (se aplicável) ou o Responsável pela análise encaminhará um parecer ao denunciante com o relato da denúncia, solicitando que esta apresente, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados do recebimento do parecer com:

●       Esclarecimentos sobre o caso;

●       Esclarecimentos sobre o caso; Plano de ação para solução do caso e, se for o caso, a medida disciplinar aplicada.

A área de Compliance, por meio do Compliance Regulatório, será responsável por monitorar a efetividade das ações de forma a garantir que o plano de ação seja aplicado, bem como garantir que a informação não seja vazada na instituição.

             6.7.        Emissão do relatório semestral

A área de Compliance por meio da atividade de Controles Internos prepara semestralmente, referenciado nas data-base de 30 de junho e 31 de dezembro, o relatório contendo

●       O número de comunicações recebidas;

●       A natureza das comunicações;

●       As áreas competentes pelo tratamento da situação;

●       O prazo médio de tratamento; e

●       As medidas adotadas pelo Z.ro Bank.

O referido relatório deve ser aprovado pela Diretoria Executiva e mantido à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

Obs.: A área de Controles Internos deverá manter o sigilo do relatório, não permitindo o vazamento de informações do mesmo.

             6.8.        Reporte de informações ao Banco Central (se aplicável)

A área de Compliance Regulatório deverá comunicar ao Banco Central do Brasil (BCB) em até 10 (dez) dias úteis, contados a partir do conhecimento ou do acesso aos dados, qualquer informação que possa afetar a reputação dos:

●       I - controladores e detentores de participação qualificada; e

●       II - membros de órgãos estatutários e contratuais.

●       I - considerar informações sobre as seguintes situações e ocorrências:

●       a) processo-crime ou inquérito policial a que estejam respondendo as pessoas de que tratam os incisos I ou II do caput, ou qualquer sociedade de que sejam ou tenham sido, à época dos fatos, controladores ou administradores;

●       b) processo judicial ou administrativo que tenha relação com o Sistema Financeiro Nacional; e

●       c) outras situações, ocorrências ou circunstâncias análogas;